| واجبات ومسؤوليات دائرة اللوازم المركزية |
تعتبر دائرة اللوازم المركزية الشريان الحيوي الذي يتحمل مسؤولية تزويد الجامعة وكلياتها بكافة احتياجاتها ومتطلباتها ، للغايات التعليمية والإدارية في مختلف حقولها واختصاصاتها ، وبالكميات والأسعار المناسبة وحسب المواصفات المطلوبة والصحيحة لكل مادة تطلب وتستند في أعمالها على الانظمة والتشريعات المعمول بها بالجامعة, وتقوم الدائرة بالمهام التالية:
- توفير اللوازم للجامعة وفحصها وتسلمها وتسجيلها وترميزها وتخزينها وتنسيقها في مستودعاتها والتأمين عليها وصيانتها وجردها والإشراف عليها وتوزيعها، ومراقبة المخزون السلعي ومراقبة التصرف باللوازم ومدى صلاحيتها، وفقاً لأحكام نظام المشتريات الحكومية المعمول به في الجامعة.
- تصنيف اللوازم والمستودعات الخاصة بها وفق الأساليب الحديثة في إدارة اللوازم وتنظيم المستودعات، وذلك بالتنسيق والتعاون مع الجهات الأخرى ذات العلاقة في الجامعة.
- تلبية احتياجات الجامعة من المواد المطلوبة، والحصول على أفضل الأسعار من السوق المحلي، وصرف ما تحتاجه الكليات والعمادات والوحدات والمراكز والدوائر في الجامعة من المواد.
- الاشراف على ادارة شؤون ونشاطات الدائرة بما يضمن حسن سير العمل فيها.
- تنفيذ القرارات والتعليمات الصادرة عن ادارة الجامعة.
- التحضير لإعمال الجرد والتفتيش الدوري والسنوي للمستودعات وموجودات الجامعة.
- اعداد مشروع الموازنة السنوية للدائرة .
- المشاركة في لجان المشتريات المختلفة في الجامعة المشكلة بموجب نظام المشتريات الحكومية المعمول به في الجامعة.
- ايه اعمال اخرى يكلف فيها من قبل ادارة الجامعة.
- الاشراف والرقابة على المستودعات واللوازم واستخدام الانظمة الالكترونية المعتمدة لإدارة المستودعات وإدارة المخزون.
|
تقوم الوحدة بالمهام والواجبات من خلال كادر وظيفي يبلغ (52) موظف يتبعوا إلى الأقسام التالية :ـ
يتضمن استلام وتسليم البريد الوارد إلى الوحدة والصادر منها وتوزيعه على مختلف الأقسام وأرشفته وكذلك طباعة الكتب الصادرة من الوحدة .
- تخرين جميع المواد واللوازم الواردة ، والاحتفاظ بها لحين الطلب حسب الأصول والتعليمات المقررة لهذه الغاية
- الصرف من هذه المواد حسب تعليمات صرف اللوازم المعمول بها في الجامعة
تدقيق ومطابقة أرصدة المواد في المستودعات
شراء كافة لوازم واحتياجات الجامعة ، وتأمينها في الوقت والسعر المناسبين حسب المواصفات المطلوبة ، وضمن شروط وأسس الشراء المعمول به في الجامعة
- التخليص على اللوازم الواردة للجامعة من خارج المملكة
- مخاطبة دائرة الجمارك ومتابعتها للإفراج عن كفالات إثبات التوريد المقدمة من الشركات واستصدار البيانات الجمركية اللازمة
- متابعة تأمين وترخيص مركبات وسيارات الجامعة
تدقيق كافة الفواتير الواردة للدائرة والجامعة من مختلف الجهات قبل تحويلها للصرف
- المشاركة بعمليات إستلام العطاءات وقرارات الشراء وإعداد قرارات تشكيل تلك اللجان
- متابعة توريد العطاءات وقرارات الشراء حسب الأصول والإفراج عن الكفالات الخاصة بها
تنظيم قرارات الشراء الخاصة بالعروض المستدرجة لشراء اللوازم وإبلاغ الموردين وذوي العلاقة بتلك القرارات .
- تنظيم عقود الصيانة للأجهزة واللوازم التي تحتاج إلى أعمال الصيانة المستمرة
- إعداد الاتفاقيات والعقود التي تخص الاستئجار للخدمات واللوازم التي تحتاجها الجامعة
| قسم إدارة البيانات والمعلومات |
- العمل وبمشاركة مركز الحاسوب في الجامعة لحوسبة أعمال كافة أقسام دائرة اللوازم المركزية واقسام لوازم دوائر الجامعة والكليات الجامعية ومعالجة المشاكل المتعلقة بالتطبيق
- فتح وترميز سجلات خاصة لكل كلية، بحيث تأخذ كل كلية رقما ورمزاً معيناً
- تصنيف وترميز لوازم الجامعة المختلفة ، وفتح سجلات موازية للوازم الثابتة
- تدريب أمناء المستودعات في دائرة اللوزام المركزية والكليات الجامعية على أستخدام النظام المحوسب
- إعداد التقارير السنوية عن لوازم الجامعة الثابتة والمستهلكة
| قسم مراقبة المخزون والجرد |
تم استحداث قسم مراقبة المخزون في دائرة اللوازم المركزية وذلك استناداً لتعليمات إدارة وتنظيم المستودعات الحكومية والرقابة على المخزون لسنة (2022) حيث يشير إلى ضرورة وجود نظام لإدارة المخزون والرقابة علية الكترونياً أو ورقياً. وبناء على ذلك تم البدء في تجهيز نظام الكتروني لمراقبة المخزون في الجامعة / المركز والكليات التابعة لها بالتعاون مع مركز الحاسوب.
و فيما يلي بعض من مهام قسم مراقبة المخزون والجرد :ـ
اولاً:ـ الإشراف على عمليات الجرد الجزئي والكلي لكافة مستودعات الجامعة .
ثانياً:ـ العمل على تطوير أعمال مراقبة المخزون وأتمتها.
ثالثاً:ـ تحديد مستويات التخزين اللازمة والكميات الاقتصادية للتخزين وذلك لتفادي النقص أو الزيادة وتجنب التلف أو انتهاء الصلاحية للمخزون .
رابعاً:ـ العمل على مراقبة المخزون في مستودعات الجامعة / المركز والكليات التابعة لها.
خامساً:ـ التأكد من تطبيق الأنظمة والتعليمات المعمول بها في الجامعة لتحقيق رقابة فاعلة على المخزون والعهدة الشخصية في الجامعة / المركز والكليات التابعة لها وذلك للعمل على الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة.
أما فيما يتعلق بمهام شعبة ادارة المخزون فهي على النحو التالي :ـ
اولاً:ـ حصر ومتابعة الأصناف التي يتقرر إصلاحها أو إعادة تدويرها أو منحها أو بيعها أو إتلافها بموجب تقارير دورية ترسل لرئيس قسم مراقبة المخزون.
ثانياً:ـ العمل على تحديد مستويات التخزين الثلاث وهي الحد الأدنى وحد الطلب والأعلى لكافة الأصناف في مستودعات الجامعة المركز والكليات التابعة لها .
ثالثاً:ـ دراسة البيانات والتقارير بالراكد والمكدس من المخزون في الجامعة / المركز والكليات التابعة لها ورفع تلك التقارير لرئيس قسم مراقبة المخزون .
رابعاً:ـ إجراء مطابقة شهرية للأرصدة الفعلية لبعض الأصناف في المستودعات مع يقابلها من أرصدة مسجلة في بطاقات مراقبة الصنف للتحقيق من انتظام تسجيل القيود .
خامساً:ـ مراقبة اللوازم الصالحة الفائضة عن الحاجة في الجامعة وكلياتها للاستفادة منها في كليات ووحدات ومراكز الجامعة المختلفة
سادسا:ـ دراسة تقارير اللوازم الغير صالحة في الجامعة / المركز وكلياتها تمهيداً لتشكيل لجان فنية للعمل على بيع تلك اللوازم الغير صالحة .
سابعا:ـ دراسة تقارير الإتلاف للوازم الغير صالحة للاستعمال أو بيعها بموجب تقارير فنية من الجهات المختصة داخل مركز الجامعة والكليات التابعة لها .
ثامنا:ـ ضمان توافر المواد والمنتجات بمستويات ملائمة لاحتياجات الجامعة .
تاسعا:ـ إعداد تقارير منتظمة عن حالة المخزون في الجامعة / المركز والكليات التابعة لها ورفع تلك التقارير لرئيس قسم مراقبة المخزون .
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
جامعة البلقاء التطبيقية - , الأردن
هاتف: , فاكس: , صندوق البريد:
البريد الإلكتروني :
|
|
|
©2019 جميع الحقوق محفوظة جامعة البلقاء التطبيقية تصميم وبرمجة مركز الحاسوب
|
|